Communication initiale
2.1.1. Communication initiale
La communication initiale est une étape essentielle dans le processus de suivi des candidats acceptés. Elle représente le premier contact officiel entre l’institution et le candidat après l’acceptation de sa candidature. Cette phase est cruciale car elle jette les bases de la relation continue avec le candidat et influence sa perception de l'institution. Voici les éléments clés à considérer pour une communication initiale efficace :
? Objectifs de la communication initiale
- Informer le candidat de son acceptation : Un email formel ou une lettre d’acceptation doit être envoyée au candidat. Ce message doit être clair, chaleureux et inclure toutes les informations nécessaires, telles que les prochaines étapes et les délais importants.
- Orienter le candidat : Fournir des instructions précises sur les démarches à suivre, comme l’inscription, la soumission de documents supplémentaires, et l'obtention de logement ou de services d'orientation.
- Instaurer une relation de confiance : Utiliser un ton inclusif et accueillant pour renforcer le sentiment d’appartenance du candidat. Mentionner des points spécifiques qui montrent que l’on s’intéresse à lui personnellement peut grandement améliorer cette première impression.
?️ Techniques et stratégies
- Personnalisation : Adresser la communication directement au candidat par son nom et mentionner des détails spécifiques sur son parcours et son choix de programme pour rendre la communication plus personnelle.
- Clarté et concision : Fournir des informations essentielles de manière claire et concise. Utiliser des puces ou des numéros pour organiser les données.
- Supports multimédias : Intégrer des liens vers des vidéos de bienvenue, des guides interactifs, ou des cartes du campus peut rendre l'information plus accessible et engageante.
- Canaux multiples : Utiliser plusieurs canaux de communication (email, téléphone, courrier postal) pour s’assurer que le message a bien été reçu et compris.
- Suivi et confirmation : Demander au candidat de confirmer la réception de l’information et son intention de suivre les prochaines étapes.
? Impact attendu
Une communication initiale bien orchestrée peut :
Accroître le taux de rétention des candidats acceptés.
Réduire le nombre de questions et de préoccupations des candidats grâce à des informations claires et complètes.
Positiver l’image de l’institution en tant qu’endroit professionnel et accueillant.
? Exemples de bonnes pratiques
- Envoyer une lettre d’acceptation personnalisée dès que la décision est prise.
- Inclure un guide d’orientation avec des FAQ pour répondre aux préoccupations courantes.
- Organiser des sessions de Q&R en ligne afin de permettre aux candidats de poser leurs questions directement aux responsables de l’inscription.