E-mails
2.1.1. Emails
Les emails constituent l'un des canaux de communication les plus utilisés et efficaces pour gérer les attentes des candidats. Ils permettent une communication formelle, traçable, et d'atteindre rapidement un grand nombre de destinataires.
Pourquoi utiliser les emails?
- Formalité et Professionnalisme: Les emails permettent de maintenir un niveau élevé de formalisme et de professionnalisme dans les communications. Cela est particulièrement important dans le cadre des processus de recrutement, où la première impression peut faire une grande différence.
- Traçabilité: Les emails créent un enregistrement écrit de toute communication, ce qui est crucial pour référence future et pour éviter les malentendus.
- Accessibilité: La majorité des candidats ont accès à un compte email et consultent régulièrement leurs messages, ce qui garantit que votre communication sera lue à temps.
Meilleures pratiques pour les emails:
- Clarté: Soyez clair et précis dans vos emails. Évitez les ambigüités qui pourraient prêter à confusion.
- Exemple: "Nous vous contacterons d'ici le 15 novembre avec une mise à jour sur votre candidature."
- Structure: Structurez vos emails avec des paragraphes courts et des points clés en gras ou en italique pour attirer l'attention sur les informations importantes.
- Exemple:
- Objet: Suivi de votre candidature
- Corps de l'email: Introduction, Détails sur le statut de la candidature, Prochaines étapes, Coordonnées de contact.
- Ton et Style: Adaptez le ton et le style de vos messages en fonction de l'étape du processus et du profil du candidat. Pour les communications initiales, un ton formel est généralement adapté, tandis qu'un style plus convivial peut être utilisé dans les échanges continus.
Outils utiles:
- Modèles d'emails: Utiliser des modèles permet de gagner du temps tout en assurant une communication cohérente.
- Outils de suivi: Des outils comme les gestionnaires d'emails ou les CRM peuvent aider à suivre les communications et à planifier les réponses.
Bonnes pratiques à éviter:
- Évitez les retards dans les réponses aux emails. Les délais de réponse trop longs peuvent être perçus comme un manque de considération.
- Personnalisation insuffisante: Bien que l'utilisation de modèles soit pratique, il est important de personnaliser chaque email pour montrer de la reconnaissance envers chaque candidat.