Durée: 12 mois
Rubrique: Responsable des admissions dans les établissements d'éducation supérieure
Les journées portes ouvertes (JPO) sont des événements cruciaux pour attirer de nouveaux étudiants et présenter l'établissement sous son meilleur jour. Organiser une JPO réussie nécessite une préparation minutieuse et une coordination efficace entre différents départements. Voici un guide pour vous aider à planifier et à exécuter une journée portes ouvertes mémorable.
Définir les objectifs: Avant tout, il est essentiel de définir clairement les objectifs de la JPO. Voulezvous augmenter le nombre d'inscriptions? Améliorer l'image de votre établissement? Attirer des étudiants internationaux?
Choisir la date et l'heure: Sélectionnez une date appropriée qui n'entre pas en conflit avec d'autres événements importants. Généralement, les weekends sont préférables car ils permettent une meilleure disponibilité.
Constituer une équipe dédiée: Formez une équipe diversifiée incluant des enseignants, des étudiants actuels, des responsables administratifs et des services d'accueil.
Utiliser les canaux de communication: Annoncez la JPO via les réseaux sociaux, les newsletters, le site web de l'établissement et même des annonces dans les médias locaux.
Invitations personnalisées: Envoyez des invitations personnalisées aux élèves potentiels et à leurs familles. Une approche personnalisée montre que l'établissement accorde une importance particulière à chaque potentiel inscrit.
Visites guidées: Préparez des visites guidées du campus pour présenter les équipements, les salles de classe, les laboratoires et autres installations.
Conférences et ateliers: Organisez des conférences d'information et des ateliers pratiques sur les programmes offerts, les opportunités de carrières et les activités extracurriculaires.
Interventions des étudiants et alumni: Impliquez des étudiants actuels et des anciens élèves pour partager leurs expériences et répondre aux questions des visiteurs. Leur authenticité peut être très convaincante pour les futurs étudiants.
Préparation des lieux: Assurezvous que toutes les installations sont propres et accueillantes. Des panneaux de signalisation clairs et des points d'information doivent être mis en place.
Kits de bienvenue: Préparez des kits de bienvenue incluant des brochures, des goodies et d'autres matériaux informatifs pour chaque visiteur.
Sécurité: Assurez une présence sécuritaire pour guider et assister les visiteurs tout au long de la journée.
Collecte de feedback: Distribuez des questionnaires de satisfaction pour recueillir des avis sur l'événement. Cela fournira des points de données précieux pour améliorer les prochaines JPO.
Relance des visiteurs: Envoyez des emails de remerciement et de suivi aux participants pour renforcer l'intérêt et répondre à toute question supplémentaire.